個人情報保護

個人情報及び特定個人情報等保護基本方針

理念

テルウェル東日本株式会社（以下、「当社」といいます。）は、電報事業、コールセンタ事業等通信事業及びその関連事業、ビル管理サービス関連事業、商品販売等法人様を対象とした各種サービス提供事業、介護事業、通信販売業務等一人ひとりのお客様を対象とする事業を行っている企業として、個人情報及び特定個人情報等・お客様情報が重要な財産であること、並びにこれらの情報の保護に関する社会的な強い要請があることを十分認識し、適正な取り扱いを励行していくとともに個人情報及び特定個人情報等の保護を推進していくことが責務だと考えております。
当社では、個人情報及び特定個人情報等保護に関する管理体制を確立し、個人情報及び特定個人情報等保護の取扱いに関する諸手続き等を制度化するとともに、当社の事業所等で就業している役員を含めた従業員と全ての業務従事者が個人情報及び特定個人情報等保護を順守します。
また、個人情報保護マネジメントシステムを着実かつ継続的に運用し、これに基づき個人情報及び特定個人情報等保護を正確かつ安全に取扱い、お客様、クライアント様並びに従業員等のステークホルダーの信頼に応えます。

基本方針

1. 個人情報及び特定個人情報等の取得、利用及び提供について適切な管理を行います。
   1. 個人情報及び特定個人情報等の取得にあたっては適法かつ公正な手段を用います。
   2. 個人情報及び特定個人情報等の利用目的を明確に定め、目的外利用を行わないための措置を講じるとともに、その利用目的の達成に必要な範囲内で適正に個人情報及び特定個人情報等を取り扱います。また、個人情報及び特定個人情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
   3. お客様から受託する業務で個人情報及び特定個人情報等を受領した場合は、契約書や覚書等の範囲内で利用します。
   4. 個人情報及び特定個人情報等の取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、契約書や覚書等により個人情報及び特定個人情報等の適正な取扱いに関する事項を定め、個人情報及び特定個人情報等の安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を実施します。
2. 個人情報及び特定個人情報等の取扱いに関わる法令、国が定める指針その他の規範を順守します。
3. 個人情報及び特定個人情報等への不正アクセスや侵害・改ざん、個人情報及び特定個人情報等の漏えい滅失又はき損等に対して予防処置を講ずるとともに、内部監査を定期的に実施して必要な是正措置を講じます。 また、万一の事象発生時には是正処置のルールを定め、速やかな是正処置を実施します。
4. 個人情報及び特定個人情報等の取扱いに関する苦情及び相談・お問い合わせ等、利害関係者の要求事項にお応えするための相談窓口を設け、遅滞なく対応します。
5. 個人情報及び特定個人情報等保護に対する啓発を深めるため、従業員に対する教育研修を計画的に行い、人的側面の強化を図ります。
6. 保有する個人情報及び特定個人情報等並びに情報システムを保護管理するために、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施運営して、継続的見直し、改善を定期的に行います。

安全措置に関する基本的な考え方

テルウェル東日本は、個人情報等を取り扱うに当たり、個人情報等を安全に管理するため、以下のような措置を適切に実施するよう努めます。

1. 技術的な保護措置
   • 個人情報へのアクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等に適切な措置を講じます。
2. 組織的な保護措置
   • 個人情報等を取り扱う各部署において個人情報等保護に係る責任者を置きます。
   • 個人情報等を安全に管理するため、社内規程、マニュアル等を定め、個人情報等を取り扱う業務に従事する者に順守させるとともに、順守状況についても定期的に適切に管理、監督します。
   • 個人情報等を取り扱う業務に従事する者に対して定期的に適切な教育研修を実施し、従業者の意識の向上に努めます。
3. 物理的な保護措置
   • 個人情報を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、システムや文書の持ち出し、保管時における施錠などの諸対策を講じます。

個人情報の取扱いについて

区分	取得及び利用目的
当社が直接に取引（商品販売、介護サービスの提供、保育施設運営等）を行うお客様の個人情報・会社情報	当社が、商品販売、サービス提供等に最低限必要な範囲内で取得・利用 当社のイベント等への案内の送付、年賀状等案内状の送付、顧客満足度等のアンケート、当社の提供商品・サービスに関するご案内
電報、コールセンタ、病院業務、指定管理制度、受託センタなど当社が受託契約しているクライアント様のお客様に関する個人情報	クライアント様との受託契約の目的達成に必要な範囲内での利用
クライアント様及び取引を予定している企業担当者様の個人情報・お客様情報	クライアント様との受託契約の目的達成に向けた連絡・報告及び当社の営業活動における連絡・資料等の案内
株主様（企業）の担当者様の個人情報	法令に規定されている各種連絡事項及び資料等の案内
採用に関する応募者の方の個人情報	試験・面接等の連絡、適性判断、登録手続き、採用結果の通知・連絡、新規募集の案内
当社の従業員の個人情報	採用事務、就業管理、人事管理、保険事務、給与支払い、健康診断、業務管理、品質管理等
当社へのお問合せ・相談等をいただいた際に入手する個人情報	お問合わせ、ご相談への適切な対応

特定個人情報等の具体的取扱方針

1.利用目的

テルウェル東日本で保有する特定個人情報等の利用目的は、

1. 報酬、料金、契約金、及び賞金の支払調書作成に係る事務
2. 不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
3. 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に係る事務
4. 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に係る事務

なお、お客様から直接書面にて記載された特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法第18条第4項各号に該当する場合を除き、その都度、利用目的を明示させていただきます。
ただし、番号法第29条第3項で読み替える個人情報保護法第16条第3項第1号又は第2号にあたる場合はこの限りではありません。

2.第三者への特定個人情報等の提供

テルウェル東日本は、特定個人情報等を第三者に提供しません。ただし、番号法第19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報等を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報等の提供を受けることがあります。

3.共同利用

テルウェル東日本は、お客様からお預かりしている特定個人情報等を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。

4.安全管理措置に関する基本的考え方

テルウェル東日本は、特定個人情報等を取り扱うに当たり、特定個人情報等を安全に管理するため、以下のような措置を適切に実施するよう努めます。

1. 技術的な保護措置
   特定個人情報等へのアクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等に適切な措置を講じることにより、特定個人情報等への不正なアクセスや特定個人情報等の漏えい、滅失、き損の防止に努めます。
2. 組織的な保護措置
   • 特定個人情報等を取り扱う各部署において特定個人情報等保護に係る責任者を置き、責任及び権限を明確に定めます。
   • 特定個人情報等を安全に管理するため、社内規程、マニュアル等を定め、特定個人情報等を取り扱う業務に従事する者に順守させるとともに、順守状況についても定期的に適切に管理、監督します。
   • 特定個人情報等を取り扱う業務に従事する者に対して定期的に適切な教育研修を実施することにより、特定個人情報等の重要性について十分に認識し特定個人情報等を適正に取り扱うよう、従業者一人ひとりの意識の向上に努めます。
3. 物理的な保護措置
   特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、システムや文書の持ち出し・保管時における施錠などの諸対策を講じます。

なお、個人情報資産を利用する者は、個人情報及び特定個人情報等保護の重要性を認知して、本基本方針と情報セキュリティ基本方針並びに、情報セキュリティマネジメント基本規程とその関連規程類を順守しなければならない。

個人情報及び特定個人情報等保護対応窓口

個人情報及び特定個人情報等保護対応窓口にメールでお問い合わせの際の個人情報のお取り扱いについて

1.事業者の氏名または名称

テルウェル東日本株式会社

2.個人情報保護管理者

情報適正利用管理者

3.個人情報の利用目的

ご入力いただいた個人情報は、お問合せ対応のために利用致します。

4.個人情報の第三者提供について

取得した個人情報を第三者に提供することはありません。

5.個人情報の取扱いの委託について

取得した個人情報の取扱いの全部又は、一部を委託することはありません。

6.開示対象個人情報の開示等および問い合わせについて

ご本人からの求めにより、当社 が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去および第三者への提供の停止（「開示等」といいます。）に応じます。
お客様の個人情報開示等の手続きについてをご覧下さい。

お客様の個人情報開示等の手続きについて

7.個人情報を入力するにあたっての注意事項

電話番号の入力は任意となっております。電話番号をご入力いただいた場合は、電子メールでのご連絡が取れないときに、お電話を差し上げる事があります。
電話番号以外の情報については必ずご入力下さい。ご入力がない場合はご連絡出来ないことがありますので、予めご了承下さい。

8.本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得

クッキーやウェブビーコン等を用いるなどして、本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。

9.個人情報の安全管理措置について

取得した個人情報については、漏洩、減失またはき損の防止と是正、その他個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。
お問合せへの回答後、取得した個人情報は当社内において削除致します。

10.個人情報及び特定個人情報等保護対応窓口

当社ホームページの個人情報保護方針をご覧下さい。

個人情報及び特定個人情報等保護対応窓口ページへ

個人情報開示等の手続き

お客様の個人情報開示等の手続きについて

テルウェル東日本株式会社及び関連企業（以下「当社」という。）は、お客様からお預かりしている個人情報に関しまして、お客様ご自身の情報開示等のご請求手続きについては、次のとおり対応させていただきます。 当社ホームページの個人情報及び特定個人情報等保護基本方針をご覧下さい。

1.開示等のご請求方法

お客様からの開示等のご請求は、当社所定の「個人情報利用目的の通知・開示・訂正等請求書」に必要事項を記入のうえ、ご本人確認のための必要書類及び手数料を同封のうえ、郵送によりお願い申し上げます。
開示等のご請求は、お客様の個人情報をお預かりしている担当部署にて受け付けいたします。担当部署が不明の場合は、次の窓口にて受け付けいたします。

〒151-0051　東京都渋谷区千駄ヶ谷5丁目14番9号
テルウェル東日本株式会社　個人情報及び特定個人情報等保護対応窓口　電話：03-5860-6801

2.開示等のご請求に際してご提出いただく書面

1. 当社所定のご請求書面
   次のご請求書面をプリントアウトして、必要事項をご記入のうえ押印願います。 個人情報利用目的の通知・開示・訂正等請求書（PDF）
2. ご本人様確認のための書類
   以下のいずれか１点をコピーし同封してください。
   なお、いずれもご本人様のお名前、住所の記載がある部分のコピーをお願いいたします。
   運転免許証、健康保険証、パスポート、年金手帳 等
3. 代理人によるご請求の場合
   お客様の代理人が開示等のご請求する場合は、前（2.）項の「ご本人様確認のための書類」の他に、代理人ご本人確認のための書類及び委任状を同封していただきます。（委任状の様式は適宜の様式）
   なお、代理権確認ができない場合お客様ご本人に連絡させていただくことがあります。
4. 利用目的の通知又は開示ご請求の手数料
   1回の開示ご請求ごとに、500円の郵便切手を同封してください。
   ただし、訂正・追加、利用停止、提供停止、消去のご請求には、手数料は不要です。

3.開示等のご請求に対する回答方法

開示等のご請求に対する回答は、お客様のご住所へ書留郵便で送付いたします。
なお、代理人によるご請求の場合にも、お客様ご本人の住所へ送付いたします。

4.個人データを開示できない場合

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。
また、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。

1. 所定のご請求書に記載されている内容に不備がある場合
2. ご請求書に記載されている住所、ご本人確認のための書類に記載されている住所、当社がお預かりしている住所が一致しないときなど、ご本人確認ができない場合
3. 代理人によるご請求について、代理権が確認できない場合
4. 開示ご請求にともなう手数料の支払いがない場合
5. 調査の結果、対象となる個人データを保有していない場合
6. 開示のご請求をいただいた個人情報が保有データに該当しない場合
7. ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれのある場合、当社の業務の適正な運用実施に著しい支障を及ぼす場合、法令に違反することとなる場合